夜8時。今日も見積書とメール返信で1日が終わった——そんな日はありませんか。
本当は来期の方針を考えたかったのに、気づけば手が動く仕事ばかりで1日が埋まっている。多くの社長が、同じところで止まっています。
この記事では、AIに最初に任せる業務を3つに絞ってご紹介します。
1. ツール選びから始めると、たいてい止まる
「AI導入」と聞くと、まずどのツールを入れるかを考えたくなります。
ただ、そこから始めた会社の多くが、比較検討の途中で止まってしまいます。選択肢が多すぎて、決め手が見つからないからです。
先に決めるべきは、「自分のどの1時間を取り戻したいか」のほうです。ここが決まっていれば、道具は後からいくらでも選べます。
2. 最初に任せる「3つの業務」
社長の時間を最も奪っていて、かつAIが得意な領域は、だいたい次の3つに集まります。
① メールと連絡の下書き
問い合わせへの返信、日程調整、お礼のご連絡。1通5分でも、1日20通なら100分です。
AIに過去のやり取りの調子を覚えさせておくと、「たたき台までAIが書き、社長は確認して送るだけ」の形にできます。ゼロから書く時間が、確認する時間に変わります。
② 資料と議事録の整理
打ち合わせの録音から議事録を起こす、箇条書きのメモを提案書の形にする。
この領域は、AIが最も確実に成果を出します。骨子さえ渡せば、体裁の整った文書が返ってきます。整える作業は人の手を離れ、社長は中身の判断に集中できます。
③ 調べもの
補助金の要件、取引先の事業内容、業界の動向。
調べる作業そのものは任せて、社長は「その情報をどう使うか」だけを考える。ここを分けるだけで、判断までの時間がぐっと短くなります。
3. 「任せられない仕事」を見分ける
一方で、AIに渡してはいけない仕事もあります。
最終的な判断、人の評価、そして責任を伴う意思決定です。これらは社長にしかできません。
AIに任せるのは、判断の手前にある「材料をそろえる作業」まで。この線引きをはっきりさせておくと、社内に展開するときも迷いが出ません。
4. まず1つ、1週間だけ試す
3つ全部を一度に変える必要はありません。
いちばん面倒だと感じている業務を1つ選んで、1週間だけAIに任せてみる。それだけで、取り戻せる時間の見当がつきます。
私がご一緒するときも、最初の相談でお聞きするのは「先週いちばん時間を取られた仕事は何でしたか」の一問です。そこが、たいてい最初の入り口になります。
5. まとめ
- ツール選びより先に、取り戻したい1時間を決める
- 最初に任せるのは「メール下書き」「資料・議事録」「調べもの」の3つ
- 判断と責任は手放さない。任せるのは材料集めまで
- まず1業務、1週間から
どの業務から手をつけるべきか迷ったら、その見極めからご一緒できます。まずは今週いちばん面倒だった仕事を1つ、思い浮かべてみてください。