休みの日でも、結局あなたの携帯が鳴っていませんか。
任せたいけれど任せられない。引き継ごうにも、手順が頭の中にしかない。そうやって、社長が止まると会社も止まる状態が続いていきます。
この記事では、人を増やす前にできる「属人化のほどき方」を、順番に沿ってご紹介します。
1. 属人化は、能力ではなく「記録の不在」から生まれる
属人化というと、特定の人が抱え込んでいるように語られがちです。
ただ、実際に伺ってみると、抱え込んでいるというより「書き出す時間がなかっただけ」というケースがほとんどです。日々の業務に追われて、手順を残す余裕がない。その積み重ねで、その人にしか分からない仕事ができあがります。
つまり、解きほぐす最初の一手は、頭の中にあるものを外に出すことです。
2. 順番①：話したことを、そのまま手順書にする
ここでAIが効いてきます。
やり方はシンプルで、業務を説明している様子を録音し、AIに手順書の形へ整えてもらうだけです。文章を書く必要はありません。いつも新人に説明している通りに話せば十分です。
これまで「まとまった時間がないから書けない」となっていた作業が、打ち合わせのついでに終わるようになります。
3. 順番②：判断の基準を言葉にする
手順が残っても、まだ任せきれない仕事があります。判断が要る仕事です。
「この見積は受けるが、この条件なら断る」「この問い合わせは自分が出るが、これは担当に任せる」。こうした基準は、たいてい言葉になっていません。
これもAIとの対話で引き出せます。過去の判断をいくつか挙げて「共通しているのは何か」を整理してもらうと、自分でも気づいていなかった基準が形になります。ここが言葉になると、任せられる範囲が一気に広がります。
4. 順番③：任せる人の隣にAIを置く
手順と基準がそろったら、いよいよ人に渡します。
このとき、渡した相手が迷ったら、まずAIに聞ける状態にしておきます。手順書を読み込ませておけば、「これ、どうすればいいですか」の一次対応をAIが引き受ける形になります。
社長に確認が飛んでくる回数が減り、任された側も動きやすくなります。
5. 社長ご自身が学ぶ必要はありません
ここまで読んで「自分がAIを覚えないといけないのか」と感じられたかもしれません。
そんなことはありません。手順書づくりも基準の言語化も、話していただければ、こちらで形にできます。社長にお願いしたいのは、判断の中身を話していただくことだけです。
社内に「任せられる人」を育てるところまでを、6ヶ月のプログラムでご一緒することもできます。
6. まとめ
- 属人化の正体は、能力の偏りではなく「記録が残っていないこと」
- ①話す→手順書にする ②判断の基準を言葉にする ③任せる人の隣にAIを置く
- 社長ご自身が操作を覚える必要はない
まずは、いちばん引き継ぎたい業務を1つ思い浮かべてみてください。そこから順番にほどいていけます。